西安交通大学研究生会规章制度
        西安交通大学研究生会是在校党委领导下，研工办和校团委指导下的我校最大的研究生组织，其根本宗旨是全心全意为全校研究生服务。研究生会一直致力于如何更好地帮助我校研究生成长成才，努力营造浓厚的校园学术氛围，不断加强研究生自我教育、自我管理、自我约束能力的培养，勤于学习，实践进取，努力使自己成为具有良好学术能力和学术品质的创新人才。为更好地开展工作，现规定如下制度：

                                           第一章  总 则
第一条、为便于研究生会各项活动的正常进行及公共财产的正常使用和保护，特制定此制度。
第二条、此制度适用于西安交通大学研究生会的所有成员。

                                          第二章  例会制度
第三条、研究生会(后简称研会)主席团和各部部长会议，每两周召开一次，各部部长向主席汇报前两周工作情况并安排接下来的工作。
第四条、研会全体成员及各院系研究生分会主席每月召开一次联席会议，以便更加全面地为同学们服务。
第五条、例会实行考勤制度，由专人记录考勤。如有病假事假需提前请假，例会无故不到者，给予严肃批评；多次不到，且情节严重者，提交研会主席团讨论免去职务。
第六条、在会议中要保持严肃认真，要及时反映学院各方面的实际问题，做好有关的记录，并且按时完成会议要求的各项议程。
 

                                        第三章  档案制度
第七条、人员档案：所有研会正式成员，都将设立正式表格档案，并由研会办公室备案，记入个人履历档案。
第八条、工作计划总结：每学期初制定各部计划并由主席团及部长会议审议通过，上报校团委；每学期期末主席述职报告，各部工作总结经研会全体成员审议通过，交办公室备案。工作计划及述职报告,工作总结都应存档。
第九条、会议记录：所有由研会召开的会议都要求有详细的会议记录(包括时间,地点,参加人员及会议内容)，以便今后查阅。
第十条、大型活动的相关记录：凡是由研会组织的各种活动都要求进行相关的企划安排和活动总结，并归入研会档案。
 

                                        第四章  奖惩制度
第十一条、每月一次的例行研会干部培训或社会实践，增强研会同学的工作能力，也为其以后更好地就业打下基础。
第十二条、研会设置若干奖项，每学年对研会工作有重大贡献，表现优良者给予一定的奖励，形式可以多样。
第十三条、研会举办的活动，除有特别规定，所有的研会成员都应到场。若一学年下来缺席次数达到该学年活动的1/3，则自动退会，并且该年所有的成绩都不能记入档案；担任部长及以上职务者，若缺席次数达到该学年次数的1/4，则应辞去部长职务，并且予以相应的处罚。
第十四条、主席团及各部部长应对研会每位成员进行学期及学年的工作考评，若对某位成员的工作不满，应提出批评，若还未有改进，则应考虑劝其退会。由秘书处和负责老师对主席团成员及各部部长进行工作考评，并交由办公室存档。

                                         第五章  办公室使用制度
第十五条、各部门使用办公室前须征得主席团的同意，使用完后应整理干净办公室，关灯关门关窗户。
第十六条、各部门在使用办公室期间应自觉爱护公共财产，不得故意破坏办公室器具，不得私自将办公室器具带出办公室。违者视偷窃对待，发生或发现办公室有损坏现象时应及时报告主席团。
第十七条、研会办公室钥匙由楼层管理处保管，使用完后请自觉送回，个人不得随意带走或自配钥匙。丢失办公室钥匙者应及时报告主席团，并讲明具体情况。
第十八条、办公室负责每星期安排一个部门对研会办公室进行打扫及维持办公室的卫生。
第十九条、使用办公室电脑时，所建立的文件必须存放在各自的所属部门的目录下。不得擅自在电脑中下载、安装任何于研究生会无关的软件等。不得在电脑中存放私人文件，否则办公室人员有权删除。不得将办公室的打印机用于私人文件。
第二十条、研会成员在工作范围内使用器材必须经整理后放置正确位置上，如有损坏或丢失必须告知直接领导的上级成员。
第二十一条、研会成员不得私自将非研会成员带入办公室。
第二十二条、办公室内不允许大声喧哗、吵闹，禁止吸烟，不允许在墙壁上乱涂乱画。

                                         第六章  公共财产管理制度
第二十三条、研究生会一切财产归学校所有，任何人不得占为己有。
第二十四条、所有人员必须爱护公共财产，珍惜办公设备，损坏公物要赔偿。
第二十五条、任何人员不得私自将办公室中任何办公用品、工具、计算机硬软件等财产带出。如确因工作需要或其他特殊原因需将研究生会财产带出办公室，必须在征得主席同意后，报办公室备案，方能将公共财产带出。如带出财产损坏、丢失，责任人需照价赔偿。
第二十六条、研究生会一切财产的日常管理由办公室负责。
第二十七条、每月由主席团全体成员进行一次全部固定资产的清理并备案，如有丢失、损坏必须登记并作出相应处理。小件物品报办公室以重新购置补充，大件物品由办公室上报团委以待更换。 

                                           第七章  财务管理制度
第二十八条、各部门在组织一项活动之前必须向办公室提交一份计划书，并在计划书中附有详细的财务预算，包括活动所需购买的物品、用途、数量、金额等。活动前部长应对本次活动所需物品的价格作详细的了解，做到心中有数。
第二十九条、计划书及预算经修改后交由办公室备案。
第三十条、预算必须本着“实事求是，勤俭节约”的原则，不允许虚报、夸大金额。
第三十一条、在活动期间，对于预算中涉及的物品，可直接购买；如果购买预算中没有涉及或者价格和预算相差很大的物品时，应及时向部长询问。如果情况紧急，且价格在50元以下者，可以自己定夺。
第三十二条、购买的物品必须有正式发票（不可是普通收据；正式发票是指定额发票、三章的发票），否则不予报销。对于无法提供收据的商店，应尽量避免购买。对于确实无法开发票的物品，可视情况给予一定数额的报销。
第三十三条、所有活动的经费采取先自垫后报销的政策。对于一次性300元以上的支出可以主席团申请预支。
第三十四条、各部门在完成一个活动之后，其花费金额统一进行报销。
第三十五条、各部门在活动后应向办公室提交一份活动总结，包括活动内容，前期准备，活动过程。其中必须包括活动经费支出的详细帐目，交由办公室备案。
第三十六条、各部门部长将活动的实际花费情况进行统计，并写成一个活动经费清单（同时附上发票及相应的收据）交由办公室进行备案；办公室在部长例会时将清单及票据等交给主任，由主任上报，进行报销。
第三十七条、财务管理由负责财务的副秘书长负责，办公室协助管理并负责监督，研会全体成员有权利和义务进行监督。

                                         第八章  附则
第三十八条、本工作制度作为研究生会工作规章制度，是研究生会加强整体协调能力，提高工作效率，加强规范化的保障。研究生会各部门应积极予配合与支持。
第三十九条、本规章自颁布之日起施行。
第四十条、本规章的解释权归研究生会。
 

西安交通大学研究生会规章制度
2007－03－31

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